Post Test Manajemen Kontrol Programming.

Nama   : Ibnu Harun

NPM    : 13115209

Kelas   : 4KA08

Matkul : Analisis Kinerja Sistem

V-Class ke-1 pengganti pertemuan minggu ke-10

Post Test Manajemen Kontrol Programming.

Pertanyaan:

Cara seorang programmer dalam menangani pekerjaan mereka sangat berpengaruh pada kualitas software yang mereka buat.  Alternatifnya, para programmer bisa diorganisasikan sebagai satu kesatuan   team. Mereka bekerja untuk periode waktu tertentu untuk menyelesaikan suatu proyek. Sebut dan jelaskan struktur team yang digunakan untuk mengorganisasikan para programmer, sebutkan juga tugas masing-masing anggota team.

Jawaban:

Struktur team yang digunakan untuk mengorganisasikan para programmer ada 3 yaitu:

1.    Chief Programmer Teams

2.    Adaptives Teams

3.    Controlled-Decentralized Teams

1.         Ketua Tim Programmer (Chief Programmer Teams)

Tim ini dibentuk dari programmer kepala atau senior yang banyak pengalaman dan pengetahuan pemrograman. Programmer kepala dapat berkomunikasi secara efektif dengan analis dan perancang sistem, pemakai, dan berbagai teknisi.

Programmer kepala didukung oleh asisten utama yang bertugas sebagai komunikator dengan orang lain pada tim atau penyampai informasi dari gagasan programmer kepala. Kedua orang tersebut didukung oleh Programmer pendukung/ yunior bertugas membantu programmer kepala dan asisten utama untuk proyek besar yang tidak dapat ditangani sendiri. Para programmer pendukung biasanya mengkode modul-modul tingkat rendah. Tim ini juga didukung oleh pustakawan, administrator, editor, dan klerk program.

Tugas masing-masing anggota team:

Chief Programmer:

·      Bertanggung jawab secara total/penuh untuk sistem dimana team bekerja

·      Harus seorang ahli

·      Seorang programmer yang sangat produktif

·      Bertanggungjawab dalam mendesain, coding, dan mengintegrasikan bagian yang kritis dalam sistem

·      Memberikan perintah kerja pada bagian back-up dan support programmers.

Back-up Programmers:

·      Seorang programmer senior yang bertanggungjawab dalam memberikan dukungan penuh pada chief programmer

·      Harus bisa mengambil alih tugas chief programmer setiap saat

Support Programmers:

·      Diperlukan pada saat proyek besar yang tidak bisa dikerjakan oleh chief programmer dan back-up programmer saja.

·      Menyediakan dukungan

·      Bekerja dalam pembuatan coding dan uji coba modul tingkat rendah (testing lower-level)

Librarian (penyedia data):

·      Bertanggungjawab dalam perawatan program production library.

·      Menyediakan input dan mengumpulkan keluaran untuk para programmer, file output dari hasil kompilasi dan ujicoba, mempertahankan agar source code dan object-code library tetap up to date.

2.         Penyesuaian Tim (Adaptives Teams)

Struktur ini diperuntukan untuk melayani 2 kebutuhan, yaitu:

1.    Keinginan organisasi untuk meningkatkan kualitas program

2.    Memenuhi kebutuhan sosial/ psikologi dari setiap anggota programmer dalam team.

Perbedaan dari struktur ini dengan struktur sebelumnya adalah:

·      Adaptive team tidak punya tigkat otoritas, dimana kepemimpinan dalam team ada di tangan para anggota.

·      Dalam Adaptive team, tugas diberikan pada anggota dari team daripada ditentukan lewat posisi.

·      Adaptive team tidak mempunyai aturan formal librarian (penyedia data) dalam mengkoordinasikan fungsi team.

3.         Desentraliasi Pengendalian Tim (Controlled-Decentralized Teams)

Struktur ini mempunyai junior programmer yang akan melaporkan hasil program pada senior programmer, kemudian oleh senior programmer dilaporkan juga pada ketua proyek. Dengan struktur ini, manfaat/keuntungan dari struktur sebelumnya akan didapatkan.

Keuntungannya    :  dapat memecahkan masalah yang kompleks, dimana struktur dari grup ini akan memfasillitasi pemecahan masalah.

Kerugian              :  struktur ini tidak bisa bekerja dengan baik apabila tugas dari programmer tersebut tidak bisa di bagi-bagi, dan dengan waktu deadline yang sangat ketat.

Pretest Manajemen Kontrol Programming.

Nama   : Ibnu Harun

NPM    : 13115209

Kelas   : 4KA08

Matkul : Analisis Kinerja Sistem

V-Class ke-1 pengganti pertemuan minggu ke-10

Pretest Manajemen Kontrol Programming.

Pertanyaan:

Pembuatan dan pengembangan program adalah merupakan tahap penting dalam siklus hidup pengembangan sistem. Tujuan utama tahap ini adalah untuk menghasilkan dan menenerapkan program yang berkualitas. Terdapat 5 tahapan pengembangan program, sebut dan jelaskan, dan tuliskan juga tugas/keterlibatan auditor pada masing-masing tahap.

Jawaban:

Tahapan dalam pengembangan program terdapat 5 yaitu:

1.    Perencanaan (Planning)

2.    Perancangan (Design)

3.    Pengkodean (Coding)

4.    Pengetesan (Testing)

5.    Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)

1.         Perencanaan (Planning)

Tugas utama dari manajemen dalam tahap ini adalah untuk memperkirakan kebutuhan besarnya sumber daya (khususnya jam kerja) yang dibutuhkan dalam pengembangan, pengadaan, dan penerapan software. Jika, sebagai contoh, s/w di buat di rumah (in house), manajemen harus berusaha untuk memperkirakan berapa jumlah baris kode (program) yang di ketik atau banyaknya fungsi yang di buat.

Jika suatu software akan dikembangkan dan diimplementasikan secara in-house, manajemen harus memanfaatkan lima teknik perencanaan biaya yang di buat oleh Boehm (1984) sbb:

a.     Algorithmic Models (model algoritma): model ini akan memperkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan berdasar pada faktor biaya, sebagai contoh memperkirakan jumlah instruksi yang harus di ketik (di tulis), bahasa pemrograman yang digunakan, dan perubahan pada permintaan kebutuhan. Dengan menggunakan model COCOMO (Boehm’s (1981)).

b.    Expert Judgment (penilaian seorang ahli), seorang ahli dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya yang diperlukan dalam proyek / pembuatan program. Menurut penelitian Vicinanza et el’s (1991), seorang ahli dapat menjadi pembuat perkiraan yang lebih baik untuk menentukan sumber daya jika dibanding dengan model algoritma.

c.     Analogy (analogi): jika proyek software yang sama pernah dibuat, penentuan sumber daya yang dibutuhkan dapat di dasarkan pada pengalaman sebelumnya.

d.    Top-Down Estimation (Perkiraan atas-bawah): proyek di pecah kedalam beberapa tugas (pekerjaan), dan penentuan sumber daya yang dibutuhkan oleh setiap tugas tersebut baru dibuat.

e.     Bottom-Up Estimation (Perkiraan bawah-atas): jika tugas-tugas sudah di buat terlebih dahulu, kebutuhan sumber daya untuk masing-masing dapat diperkirakan dan di satukan / dikumpulkan untuk keperluan seluruh kebutuhan proyek.

Selain memperkirakan kebutuhan sumber daya, manajemen juga harus memutuskan tujuan dari keputusan penting yang dibuat selama fase perencanaan seperti:

Keputusan	Keterangan
Design Approach (Pendekatan Desain)	Jika program akan di kembangkan di rumah, manajemen harus memilih pendekatan desain yang akan digunakan seperti: prototyping atau tipe top-down atau bottom-up.
Implementation Approach (Pendekatan Implementasi)	Software dapat dikembangkan di rumah, pengembang dapat membangun atau mengemas s/w untuk dijual. Jika s/w akan dibuat koding, harus dibuat keputusan tentang bahasa pemrograman yang akan dipakai.
Integration and Testing Approach (Pendekatan Testing dan Integrasi)	Pada saat pengetesan akan dibutuhkan sumber daya yang khusus, seperti simulator atau hardware tertentu untuk memonitor jalannya program.
Project Team Organization (Pengorganisasian Tim Proyek)	Saat tim proyek harus di bentuk untuk pengembangan atau pengadaan s/w, maka anggota dan struktur tim harus ditentukan.

Ø  Pengendalian (Control)

Pada tahap kontrol ini, ada dua tujuan utama yaitu :

a.     Untuk memonitor kemajuan dan beberapa tahap pada siklus hidup s/w agar tidak bertentangan dengan rencana awal.

b.    Mengontrol tugas pengembangan, pengadaan dan implementasi s/w, agar s/w dapat di produksi secara autentik, akurat dan lengkap.

Untuk memonitor agar kontrol tidak bertentangan dengan rencana awal, beberapa teknik dapat digunakan seperti:

a.     Work Breakdown Structures (WBS), dengan teknik ini kita dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang spesifik untuk pengembangan, pengadaan, dan implementasi s/w yang dibutuhkan. (Mc.Leod and Smith 1996).

b.    Gantt Chart, dapat digunakan untuk membantu mengatur tugas (schedule). Teknik ini akan menunjukkan kapan tugas harus dimulai dan diselesaikan, tugas apa yang harus dibuat bersama-sama, dan tugas apa yang harus dihasilkan secara serial.

c.     Program Evaluation and review technique (PERT), menunjukkan tugas-tugas yang harus diselesaikan, bagaimana hubungannya, kebutuhan sumber daya apa untuk setiap tugas-tugasnya.

Seorang auditor harus mempunyai dua perhatian khusus pada kendali, pada tahap kontrol ini yaitu:

a.    Auditor harus dapat mengevaluasi apakah fungsi dari aktivitas kontrol dapat diterapkan juga pada software yang berbeda.

b.    Seorang auditor harus dapat mengumpulkan bukti apakah prosedur dari suatu kontrol sudah dijalankan dengan benar dan dapat dipercaya.

2.         Perancangan (Design)

Dalam tahap desain, seorang programmer bertugas untuk menspesifikasikan struktur dan operasi dari program untuk menemukan artikulasi yang dibutuhkan selama tahap proses informasi sistem desain dari pengembangan sistem.

Selama tahap ini, perhatian utama seorang auditor adalah untuk menentukan apakah programmer menggunakan suatu tipe khusus dari pendekatan sistematik untuk desain. Auditor harus mengubah keinginannya berdasarkan beberapa faktor seperti ukuran dan bahan dari suatu program.

Seorang auditor juga dapat memperoleh bukti dari proses desain dengan melakukan interview, observasi, dan review dari dokumentasi. Mereka dapat berkomunikasi dengan programmer, apakah mereka dapat memahami tentang kebutuhan dengan menggunakan pendekatan yang sistematik untuk desain, jika ya, bagaimana menggunakannya.

Auditor juga dapat mengamati apakah programmer menggunakan pendekatan sistematik untuk mendesain program. Mereka juga dapat meninjau dokumentasi program, apakah memiliki struktur chart sebagai bukti programmer menggunakan pendekatan yang sistematik untuk mendesain.

3.         Pengkodean (Coding)

Tahap koding (pengetikan / penulisan program) dilakukan pada saat s/w akan dibuat atau dimodifikasi. Selama tahap ini, programmer akan menulis dan mendokumentasikan source code (program sumber) dalam bahasa pemrograman untuk mengimplementasikan desain program.

Ø  Strategi Implementasi modul dan integrasi

Tiga strategi utama dari implementasi modul dan integrasi adalah sbb:

a.     Top-Down, strategi ini digunakan jika, modul level atas (high-level modules) dibuat (coding), di test, dan diintegrasikan sebelum modul level bawah (low-level modules). Keuntungannya adalah kesalahan pada modul level atas dapat teridentifikasi lebih dini, kerugiannya adalah pada saat uji coba program akan menemui kesulitan ketika modul level bawah menemukan kesalahan fungsi input-output yang sangat sulit.

b.    Bottom up, strategi ini digunakan jika, modul level bawah di buat (coding), di test, dan diintegrasikan sebelum modul level atas di buat. Keuntungannya adalah modul level rendah yang merupakan operasi yang paling sulit di implementasikan dan diuji terlebih dahulu. Kerugiannya adalah pendekatan ini sangat sulit untuk di teliti seluruh operasinya, sebelum programnya selesai dibuat.

c.     Threads (rangkaian / untaian), strategi ini digunakan jika, keputusan dibuat terlebih dahulu untuk fungsi program yang akan dibuat, kemudian modul yang akan mendukungnya baru dibuat dan kemudian diimplementasikan untuk menghasilkan fungsi yang penting. Keuntungannya adalah fungsi yang paling penting di implementasikan terlebih dahulu. Kerugiannya adalah integrasi dari modul yang berikutnya mungkin akan lebih sulit, jika dibandingkan dengan pendekatan top-down atau bottom-up.

Auditor perlu mencari bukti yang benar dengan cara uji coba oleh manajemen program dalam memilih strategi implementasi modul dan integrasi. Khususnya pada program yang besar, penggunaan strategi yang salah (jelek) dapat mengakibatkan program yang dihasilkan menjadi kurang berkualitas.

Auditor dapat melakukan wawancara untuk menguji apakah manajemen menggunakan pendekatan sistematik untuk memilih strategi implementasi modul dan integrasi. Mereka juga dapat menguji dokumentasi program untuk memperoleh bukti tipe strategi yang telah di adopsi (di pilih).

Ø  Strategi Coding

Menurut konvensi (kesepakatan) program terstruktur, terdapat tiga dasar struktur utama dalam struktur kontrol yaitu:

a.     Urutan sederhana (simple sequence - SEQUENCE)

b.    Pemilihan dengan seleksi (selection based on a test – IF-THEN-ELSE) dan

c.     Pengulangan kondisi (conditional repetition-DO WHILE)

Jika konvensi pemrograman terstruktur di penuhi, dapat dipastikan bahwa para programmer akan membuat source-code yang tingkat kesalahannya kecil, mudah untuk dimengerti dan mudah untuk dirawat.

Auditor dapat mencari bukti untuk memastikan apakah manajemen programming di jamin di buat oleh programmer mengikuti struktur programming yang telah di sepakati. Mereka dapat melakukan wawancara dengan manager atau programmer tentang tugas dan cara yang dilakukannya dalam membuat program.

Auditor juga dapat mengecek apakah programmer dalam membuat programnya menyediakan fasilitas otomatis sebagai alat bantu untuk mereka. Beberapa tipe penggunaan fasilitas koding otomatis antara lain:

·      Shorthand preprocessor, memungkinkan programmer untuk menulis kode secara singkat, juga dapat menerjemahkan kode singkat ini dalam sintak yang lebih lengkap, contoh COBOL.

·      Decision-table preprocessor, memindahkan bentuk teks program ke dalam bentuk source-code menggunakan bahasa pengolahan compiler.

·      Copy facility, memungkinkan penggunaan kode secara berulang

·      Editor, yang memungkinkan kode di ciptakan, di format, dan dimodifikasi secara mudah.

·      User-interface management system, memungkinkan desain dari implementasi yang cepat, seperti windows, icons, menus, dan dialog boxes.

·      CASE tools, berisi bermacam-macam fasilitas yang dapat membantu proses koding.

Ø  Strategi Dokumentasi

Pedoman untuk menghasilkan dokumentasi yang berkualiatas adalah sbb:

a.     Sediakan petunjuk yang menunjukkan proses pembuatan program ke dalam beberapa tahap dan komponen secara keseluruhan dan hubungan antara komponen-komponen tersebut.

b.    Gunakan baris komentar dalam program secara bebas untuk menerangkan jalannya (logika)program.

c.     Beri nama untuk variabel, konstanta tipe, paragraf, modul, dan seksi yang berarti kepada para pembaca source-code program.

d.    Buat lay-out dari source-program sehingga mudah untuk dibaca.

e.     Kelompokan tipe kode yang saling berhubungan.

4.         Pengetesan (Testing)

Testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan, untuk memverifikasi apakah telah berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), mendeteksi error, dan memvalidasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya.

·      Verifikasi adalah pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. (Are we building the system right?)

·      Validasi melihat kebenaran sistem, apakah proses yang ditulis dalam spesifikasi adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh pengguna. (Are we building the right system?)

·      Deteksi error. Testing seharusnya berorientasi untuk membuat kesalahan secara intensif, untuk menentukan apakah suatu hal tersebut terjadi bilamana tidak seharusnya terjadi atau suatu hal tersebut terjadi dimana seharusnya mereka ada.

Jenis-jenis testing antara lain sebagai berikut:

a.       Pengujian White Box

Pengujian yang didasarkan pada pengecekan terhadap detail perancangan, menggunakan struktur kontrol dari desain program secara procedural untuk membagi pengujian ke dalam beberapa kasus pengujian.

b.       Pengujian Basis Path

Metode ini memungkinkan perancang test case mendapatkan ukuran kekompleksan logical dari perancangan prosedural dan menggunakan ukuran ini sebagai petunjuk untuk mendefinisikan basis set dari jalur pengerjaan. Test case yang didapat digunakan untuk mengerjakan basis set yang menjamin pengerjaan setiap perintah minimal satu kali selama uji coba. Contoh : diagram alir

c.       Pengujian Struktur Control

Merupakan pengujian kondisi dimana sebuah metode desain test case yang menggunakan kondisi logis yang ada pada suatu program. Contoh : Kondisi sederhana dari persamaan relasional

d.       Pengujian Black Box

Merupakan pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak, tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program.

5.         Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)

Dalam sudut pandang Sistem Audit, perhatian utama pada operasional program adalah bagaimana performance program tersebut dapat dimonitor setiap saat. Seseorang harus bertanggung jawab untuk mengidentifikasi apabila program perlu perawatan, kemungkinan lain adalah identifikasi dari kebutuhan perawatan mungkin tidak terjadi. Akibatnya, bisa terjadi kekeliruan pada database program, kegagalan dalam pencapaian keinginan user, atau operasi program tidak efisien.

Mekanisme formal dalam monitoring status operasional program sangat diperlukan, ketika pengguna dari program adalah seluruh anggota organisasi yang terdiri dari berbagai macam latar belakang.

Ada 3 macam tipe dari perawatan (maintenance) yang diperlukan agar program tetap beroperasi:

a.     Repair-maintenance-errors, perawatan dengan cara memperbaiki kesalahan.

b.     Adaptive maintenance-users needs, perawatan dengan mengadaptasi pada keinginan user.

c.     Perfective maintenance, perawatan dengan maksud agar diperoleh program yang sempurna.

Perhatian utama seorang auditor pada fase operation & maintenance adalah untuk memastikan bahwa fase ini berjalan dengan efektif dan pelaporan secara berkala dapat dilakukan, serta proses perawatan bisa di kontrol dengan baik.

Auditor harus bisa mencari bukti bawa manajemen telah meninjau sistem dengan baik dan bertanggungjawab di dalam monitoring status dari operasional program. Caranya dengan melakukan interview (wawancara), observasi, tinjauan pada dokumen yang menunjukkan bahwa sistem telah beroperasi dengan baik. Selanjutnya mereka harus fokus pada kualitas dari kontrol proses maintenance.

TUGAS KELOMPOK AUDIT TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI # 2

Audit Through The Computer dan Audit With The Computer

Metode audit yang digunakan auditor adalah Audit around the computer, Audit through the computer, dan Audit With The Computer. Namun, tugas kali ini hanya menjelaskan tentang Audit through the computer dan Audit Around the computer.

Audit Sistem Informasi Menggunakan COBIT 4.1 pada PT. IMI

Kemajuan disetiap bidang tak lepas dari teknologi sebagai penunjangnya, terutama teknologi informasi. Akan tetapi hal tersebut harus dimbangi dengan adanya sebuah evaluasi atau audit terhadap penggunaan Teknologi informasi itu sendiri sehingga ancaman atau kerugian dapat diminimalkan ataupun dicegah.

Pada Penelitian ini penulis berupaya menemukan dan mengetahui apakah tata kelola Teknologi informasi sudah di terapkan dengan baik dan efektif sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Karena hal ini sangat penting mengingat besarnya biaya yang harus di keluarkan oleh perusahaan dalam menerapkan teknologi informasi khususnya pada PT.IMI agar biaya yang dikeluarkan tidaklah sia-sia dan memberikan manfaat sesuai target yang diinginkan oleh perusahaan dalam rangka mewujudkan visi dan misi. Penelitian ini bertujuan mengetahui sejauh mana kinerja sistem informasi administrasi logistik dan juga memberikan rekomendasi tata kelola perbaikan setelah mengetahui kesenjangan antara tata kelola saat ini dengan tata kelola yang diharapkan atau standard-standard yang diharapkan perusahaan pada proses bisnisnya sesuai dengan framework yang digunakan. Framework yang digunakan dalam penelitian ini adalah COBIT versi 4.1 khusus pada domain Deliver and Support (DS).

Teknik pengumpulan datanya dilakukan dengan observasi, kuesioner dan wawancara dengan narasumber yang telah ditentukan sesuai dengan domain dan Control Objective yang digunakan. Metode yang di gunakan penulis dalam menganalisa data menggunakan 4 tahapan, yaitu menentukan level domain, menentukan proses kendali, menentukan indikator dan pemetaan tingkat kematangannya. Sehingga hasil dari penelitian ini nantinya dapat diketahui tingkat kematangan (maturity level) pada proses bisnis yang berjalan di PT.IMI khusus pada Domain DS, yaitu berada pada level 4 yang berarti sudah terukur dan terintegrasi antar proses yang berlangsung dan memberikan rekomendasi kepada perusahaan agar penerapan Teknologi Informasi dapat lebih baik, efektif dan efisien.

Di ujung peradaban manusia yang kian sempurna ini, ilmu pengetahuan dan teknologi menempati posisi yang sangat penting. Hampir semua sektor usaha manusia diwarnai dengan penggunaan berbagai macam ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih untuk menghadapi persaingan usaha yang ketat. Perkembangan teknologi dan informasi yang pesat mulai mempengaruhi berbagai aspek kehidupan, terutama dalam perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya. Dengan adanya teknologi dan informasi yang semakin canggih ini, tentunya dapat meningkatkan laba perusahaan dan menghadapi persaingan dalam pangsa pasar yang dinamis ini. Beberapa perusahaan di Indonesia telah menerapkan teknologi dan informasi dalam proses bisnisnya, salah satunya adalah PT.IMI Perusahaan ini merupakan perusahaan berkembang yang terletak di Green Sedayu Bispark Daan Mogot DM 11 No.62, Jl.Daan Mogot Km.18 RT.006 RW.012,Kalideres Jakarta Barat DKI Jakarta 11840, yang telah menerapkan teknologi informasi dalam menunjang kegiatan operasionalnya, baik dalam bidang penjualan, pembelian, inventory (persediaan), dan akuntansi. Sebagai perusahaan dagang yang menjual barang dalam partai besar (grosir) maupun satuan (eceran), maka perusahaan sangat

 

 

Tentukan obyek audit yang akan dilakukan

    Obyek audit yang akan digunakan adalah pada studi kasus audit sistem informasi PT.IMI. menggunakan COBIT 4.1. Metode objek audit yang digunakan dalam kasus ini adalah Audit Around The Computer, karena kami tidak menguji langkah-langkah proses secara langsung tetapi membandingkan input dan output dari sistem.

 

1.   COBIT (Control Objective for Information and Related Technology)

   COBIT merupakan cara atau metode yang dapat ditempuh untuk dapat menganalisa, mengembangkan, mempublikasikan, dan mempromosikan suatu otorisasi. COBIT ini dapat membuat up-to-date suatu sistem perusahaan serta dapat diterima oleh tata kelola TI profesional. Tata kelola TI yang dikontrol dibawah naungan COBIT merupakan tata kelola TI bertaraf internasional. Menurut IT Governance Institute COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) adalah sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna (user) untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis.

     COBIT berorientasi pada bagaimana menghubungkan tujuan bisnis dengan tujuan TI, menyediakan metric dan maturity model untuk mengukur pencapaiannya, dan mengidentifikasi tanggung jawab terkait bisnis dan pemilik proses TI. Penilaian capability process berdasarkan maturity model COBIT merupakan bagian penting dari implementasi IT Governance setelah mengidentifikasi proses kritis TI dan pengendaliannya, maturity modeling memungkinkan gap teridentifikasi dan ditujukan pada manajemen. Dengan mengetahui gap tersebut maka selanjutnya rencana kerja dapat dikembangkan untuk membawa proses ini sampai dengan sasaran capability level yang diharapkan. Dengan demikian, COBIT mendukung pengelolaan TI dengan menyediakan kerangka untuk memastikan bahwa :

1. TI berjalan dengan bisnis

2. TI memungkinkan bisnis dan memakismalkan keuntungan

3. Sumber daya TI digunakan secara bertanggung jawab

4. Risiko TI dikelola dengan tepat

 

2.   Fungsi COBIT

     COBIT memiliki fungsi antara lain :

1.    Meningkatkan pendekatan/program audit.

2.    Mendukung audit kerja dengan arahan audit secara rinci

3.    Memberikan petunjuk untuk IT governance.

4.    Sebagai penilaian benchmark untuk kendali Sistem Informasi/Teknologi Informasi.

5.    Meningkatkan kontrol Sistem Informasi/Teknologi Informasi.

6.    Sebagai standarisasi pendekatan/program audit.

 

    COBIT menyediakan langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil dan lebih difokuskan pada pengendalian (control), yang selanjutnya dijelaskan dalam tahap dan framework proses. Manfaat dari langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil tersebut antara lain :

1. Membantu mengoptimalkan investasi teknologi informasi yang mungkin dapat dilakukan.

2. Menjamin pengiriman service.

3. Framework COBIT menggambarkan antara business dan aplikasi yang ditunjukkan pada gambar 2 Boundaries of General and Application Controls.

 

3.   Kelebihan Metode COBIT

    Pemilihan kerangka kerja dengan metode COBIT dikarenakan mempunyai beberapa kelebihan diantaranya:

1.    Memiliki konsep yang searah dengan pengelolaan perusahaan.

2.   Memiliki definisi yang lengkap, rinci dan terarah untuk pengelolaan sebuah perusahaan.

3. Memiliki konsep hubungan kausal yang erat, sehingga mudah untuk mengarahkan perusahaan, dari sasaran teknis ke strategis dan sebaliknya serta mampu menelusuri masalah dari lingkup yang besar ke lingkup yang lebih detil.

 

4.   Stuktur COBIT

  Struktur COBIT terdiri dari Excetive Summary, yang didukung dengan perangkat implementasi, kemudian framework yang dijabarkan menjadi 3 bagian yaitu Management Guidelines, Audit Guidelines, Detailed Control Objectives. Untuk Management Guidelines terdapat 4 indikator pengukuran yaitu Maturity Models, Control Success Faktor, Key Goal Indicators, dan Key Performance Indicators. Sedangkan Detailed Control Objectives dijabarkan dalam beberapa Control Practice.

 

5.    Kerangka Kerja COBIT

   Kerangka kerja COBIT terdiri atas beberapa arahan/pedoman, yakni:

Control Objectives

Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang terbagi dalam 4 domain, yaitu : Planning & Organization , Acquisition & Implementation , Delivery & Support , dan Monitoring & Evaluation.

1.   Planning and Organizing (PO), domain ini mencakup level strategis dan taktis, dan konsennya pada identifikasi cara TI yang dapat menambah pencapaian terbaik tujuan-tujuan bisnis.

2.    Acquisition and Implementation (AI), solusi TI yang perlu diidentifikasikan, dikembangkan atau diperlukan, serta diimplementasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis.selain itu perubahan sistem dan pemeliharaannya dilindungi untuk memastikan solusi TI memenuhi tujuan bisnis.

3.   Deliver and Support (DS), domain ini menyangkut pencapaian aktual dari layanan yang diperlukan dengan menyusun operasi tradisional terhadap keamanan dan aspek kontinuitas sampai pada pelatihan. Domain ini termasuk data aktual melalui sistem aplikasi, yang sering diklasifikasikan dalam pengendalian aplikasi.

4.   Monitor and Evaluate (ME), semua proses TI perlu dinilai secara teratur atas suatu waktu untuk kualitas dan pemenuhan kebutuhan pengendalian. Domain ini mengarahkan kesalahan manajemen pada proses pengendalian organisasi dan penjaminan independen yang disediakan oleh audit internal dan eksternal atau diperoleh dari sumber alternatif.

 

   Keempat domain tersebut diatas kemudian dijabarkan menjadi 34 faktor resiko yang harus dievaluasi jika ingin diperoleh suatu kesimpulan mengenai seberapa besar kepedulian manajemen terhadap teknologi informasi, serta bagaimana teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi. Keempat Domain tersebut dapat pula digambarkan dalam bentuk gambar dibawah ini yang juga terdapat 34 High level objectives dan 6 Publikasi.

         

Audit Guidelines

Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikan management assurance dan/atau saran perbaikan.

Management Guidelines

Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

v  Sejauh mana TI harus bergerak atau digunakan, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya.

v  Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus.

v  Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses ( critical success factors ).

v  Apa saja risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan.

v  Bagaimana dengan perusahaan lainnya, apa yang mereka lakukan.

v  Bagaimana mengukur keberhasilan dan bagaimana pula membandingkannya.

 

6.    Skala Maturity dari Kerangka Kerja COBIT

   Maturity model adalah suatu metode untuk mengukur level pengembangan manajemen proses, yang berarti adalah mengukur sejauh mana kapabilitas manajemen tersebut. Seberapa bagusnya pengembangan atau kapabilitas manajemen tergantung pada tercapainya tujuan-tujuan COBIT yang. Sebagai contoh adalah ada beberapa proses dan sistem kritikal yang membutuhkan manajemen keamanan yang lebih ketat dibanding proses dan sistem lain yang tidak begitu kritikal. Di sisi lain, derajat dan kepuasan pengendalian yang dibutuhkan untuk diaplikasikan pada suatu proses adalah didorong pada selera resiko Enterprise dan kebutuhan kepatuhan yang diterapkan.

   Penerapan yang tepat pada tata kelola TI di suatu lingkungan Enterprise, tergantung pada pencapaian tiga aspek maturity (kemampuan, jangkauan dan kontrol). Peningkatan maturity akan mengurangi resiko dan meningkatkan efisiensi, mendorong berkurangnya kesalahan dan meningkatkan kuantitas proses yang dapat diperkirakan kualitasnya dan mendorong efisiensi biaya terkait dengan penggunaan sumber daya TI.

    Maturity model dapat digunakan untuk memetakan :

1.  Status pengelolaan TI perusahaan pada saat itu.

2.  Status standart industri dalam bidang TI saat ini (sebagai pembanding)

3.  Status standart internasional dalam bidang TI saat ini (sebagai pembanding)

4. Strategi pengelolaan TI perusahaan (ekspetasi perusahaan terhadap posisi pengelolaan TI perusahaan)

 

7. Rencana Audit yang Dilakukan

  Rencana audit yang akan kami lakukan adalah Melakukan studi kepustakaan, Melakukan perencanaan pemeriksaan, Melakukan penelitianan pendahuluan, elakukan identifikasi dan analisis masalah, Melakukan pelaksanan pemeriksaan, dan Membuat laporan hasil pemeriksaan dimana kami akan menjabarkan temuan audit.

1. Melakukan studi kepustakaan, yaitu pembelajaran mengenai audit sistem informasi, khususnya mengenai metode audit COBIT 4.1, yang mencakup Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate.

2. Melakukan perencanaan pemeriksaan, yaitu melakukan observasi awal; merumuskan masalah yang akan diteliti; dan mengajukan permohonan penelitian kepada pihak terkait.

3. Melakukan penelitian pendahuluan, yaitu merumuskan program audit yang akan dijalankan.

4. Melakukan identifikasi dan analisis masalah, yaitu menganalisa efektivitas pelaksanaan pengendalian aplikasi.

5. Melakukan pelaksanan pemeriksaan, yaitu dengan mengajukan kuesioner; melakukan wawancara, observasi lapangan, dan dokumentasi; melakukan evaluasi atas penerapan pengendalian aplikasi tersebut.

6. Membuat laporan hasil pemeriksaan dimana kami akan menjabarkan temuan audit, memberikan rekomendasi dan saran-saran perbaikan, serta menyimpulkan hasil penelitian.

 

8. Susun Instrumen Audit yang akan Digunakan

    Pada tahapan ini kami melaksanakan program audit dengan mengumpulkan bukti-bukti. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah metode penelitian lapangan, yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung obyek yang akan diteliti untuk memperoleh data primer. Sehubungan untuk mendapat data sekunder yang berhubungan dengan masalah yang menjadi obyek penelitian, maka Instrumen audit yang akan kami gunakan adalah :

1.    Dokumentasi

2.    Observasi

3.    Komunikasi dengan Wawancara dan Kuesioner

 

 

9. Petunjuk Penggunaan Instrumen Audit yang Akan Digunakan

     Berikut ini adalah petunjuk instrumen audit yang akan kami gunakan :

1.      Dokumentasi

   Upaya mendapatkan informasi, kami mengumpulkan data tertulis atau dokumen-dokumen dari perusahaan, yaitu bagan struktur organisasi, uraian tugas serta tanggung jawab, jenis software yang digunakan, printscreen dari software yang digunakan, serta dokumen lain yang berkaitan dengan penerapan sistem aplikasi ERP pada PT. IMI.

2.      Observasi

  Kami melakukan observasi langsung di perusahaan PT. IMI yang berhubungan dengan sistem aplikasi ERP perusahaan. Pengamatan yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a.       Analisis catatan (record analysis), meliputi catatan historis atau masa kini dan catatan umum atau pribadi, berupa tertulis, dalam bentuk print-out.

b.         Analisis kondisi fisik (physical condition analysis), analisis kondisi fisik dari obyek yang diteliti, menganalisa hardware yang digunakan oleh PT. IMI.

c.  Analisis proses atau aktivitas (process or activity analysis), kami menganalisa aktivitas pelaksanaan input dan output yang dihasilkan serta aktivitas pengendalian aplikasi terhadap proses tersebut. Aktivitas ini menggunakan pendekatan auditing around the computer, suatu pendekatan dengan memperlakukan komputer sebagai black box. Kami tidak menguji langkah-langkah proses secara langsung tetapi membandingkan input dan output dari sistem. Diasumsikan bahwa jika input benar akan diwujudkan pada output, sehingga pemrosesannya juga benar dan tidak melakukan pengecekan terhadap pemrosesan komputer secara langsung.

3.      Komunikasi dengan Wawancara dan Kuesioner.

     Wawancara yang dilakukan yaitu wawancara secara personal kepada pihak manajerial TI dengan Bpk Rencana Ginting (Cana), dan wawancara yang dilakukan dengan cara menyebarkan kuesioner. Pembuatan kuesioner menggunakan pendekatan COBIT 4.1. Setelah melakukan penyebaran kuisioner dilakukan mapping / pengidentifikasian pertanyaan tiaptiap proses TI. Hal ini bertujuan agar informasi tiap-tiap proses TI COBIT dapat terpenuhi.         Penyebaran kuesioner berjumlah 5 responden yang tersebar di divisi TI sebanyak 1 responden, divisi Finance sebanyak 1 responden, divisi Sales sebanyak 1 responden, divisi Warehouse sebanyak 1 responden, dan divisi Purchasing sebanyak 1 responden, maka didapatkan jawaban yang sama untuk pertanyaan ya dan tidak, dengan komentar yang sedikit berbeda untuk setiap responden.

       Kuesioner memiliki 2 jenis yaitu kuesioner untuk TI dan kuesioner untuk non-TI. Kuesioner untuk TI terdiri dari 88 pertanyaan, yaitu 11 pertanyaan kuesioner pengendalian umum (General Controls), 17 pertanyaan pengendalian batasan (Boundary Controls), 12 pertanyaan pengendalian masukan (Input Controls), 10 pertanyaan pengendalian proses (Process Controls), 4 pertanyaan pengendalian keluaran (Output Controls), 17 pertanyaan pengendalian basisdata (Database Controls), 12 pertanyaan pengendalian komunikasi aplikasi (Application Communication Controls), dan 5 pertanyaan pengendalian sistem operasi (Operating System Controls).

     Sedangkan kuesioner untuk non-TI terdiri dari 65 pertanyaan, yaitu 8 pertanyaan kuesioner pengendalian umum (General Controls), 12 pertanyaan pengendalian batasan (Boundary Controls), 22 pertanyaan pengendalian masukan (Input Controls), 8 pertanyaan pengendalian proses (Process Controls), 14 pertanyaan pengendalian keluaran (Output Controls), dan 1 pertanyaan pengendalian komunikasi aplikasi (Application Communication Controls).

 

 

 

 

Kesimpulan Hasil Audit

Berdasarkan penelitian audit yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwasannya proses audit sistem informasi terhadap PT. IMI dilakukan menggunakan standart framework Cobit 4.1 khusus pada domain deliver support (DS) khusus pada proses DS 1, DS2, DS 3, DS 4, DS 5, DS 7, DS 9, DS 10, DS 11, DS 12 dan hasil tingkat kematangan ( maturity level ) pada implementasi sistem administrasi logistic khusus pada domain DS yang berada pada level 4 yang berarti sudah terukur dan terintegrasi antar proses yang berlangsung. Analisa Gap antara kondisi yang diharapkan dengan kondisi saat ini rata-rata adalah 0,50 dengan rekomendasi pengecekan berkala terhadap data-data transaksi yang terjadi pada setiap bagian untuk meminimalisir resiko atau masalah yang akan muncul dikemudian hari dan peningkatan keamanan sistem mengingat data adalah salah satu asset perusahaan yang sangat berharga.

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwasannya proses audit sistem informasi administrasi logistic terhadap PT. IMI dilakukan menggunakan standar framework Cobit 4.1 khusus pada domain deliver support (DS) khusus pada proses DS 1, DS2, DS 3, DS 4, DS 5, DS 7, DS 9, DS 10, DS 11, DS 12 dan hasil tingkat kematangan (maturity level) pada implementasi sistem administrasi logistic khusus pada domain DS yang berada pada level 4 yang berarti sudah terukur dan terintegrasi antar proses yang berlangsung.

Analisa Gap antara kondisi yang diharapkan dengan kondisi saat ini rata-rata adalah 0,50 dengan rekomendasi pengecekan berkala terhadap data-data transaksi yang terjadi pada setiap bagian untuk meminimalisir resiko atau masalah yang akan muncul dikemudian hari dan peningkatan keamanan sistem mengingat data adalah salah satu asset perusahaan yang sangat berharga. Penelitian yang telah dilakukan juga menemukan bahwa, skala penelitian audit tata kelola Teknologi Informasi di PT. IMI yang pada level 4 (Terkelola) dengan nilai 3,54 berarti implementasi tata kelola Teknologi Informasi dengan menggunakan Sistem Informasi sudah mencapai target yang diharapkan. Akan tetapi masih harus menjalankan tata kelola Teknologi Informasi ini dalam batasan waktu yang telah ditentukan atau waktu yang telah diprediksikan sebelumnya serta harus ditingkatkan secara berkelanjutan untuk memenuhi tujuan saat ini dan masa depan. juga dibutuhkan kordinasi dengan pihak internal perusahan untuk benar benar memastikan target jangka pendek, menengah dan panjang. Selain itu disarankan untuk kedepannya agar selalu mendokumentasikan setiap kegiatan perencanaan, dokumentasi kegiatan teknologi informasi, dan dokumentasi strategi teknologi informasi yang berkaitan dengan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

https://www.researchgate.net/publication/325649304_Tata_Kelola_Teknologi_Informasi_Dengan_Metode_COBIT_41_Studi_Kasus_PTIMI/fulltext/5b1a7e2ba6fdcca67b670166/325649304_Tata_Kelola_Teknologi_Informasi_Dengan_Metode_COBIT_41_Studi_Kasus_PTIMI.pdf?origin=publication_detail

www.researchgate.net

https://mamayukero.wordpress.com/2010/04/24/apa-itu-cobit/

https://media.neliti.com/media/publications/171808-ID-none.pdf

http://widiastuti.staff.gunadarma.ac.id/